Suministros ofrece acompañamiento en compras y donaciones del exterior

En el Almacen de la OSUM se despachan algunos de los productos que se adquieren del exterior. (Foto: Rony Vargas)

Nidia Burgos Q. / nidia.burgos@ucr.ac.cr

La Oficina de Suministros (OSUM), de la Vicerrectoría de Administración, ofrece a las unidades académicas un acompañamiento en todo el proceso de compras o repatriación de donaciones del exterior, con el fin de que los procesos sean más ágiles y dentro de lo que exige la normativa interna y nacional sobre el tema.

Esto por cuanto en ocasiones ocurre que lo que solicitan los usuarios, principalmente investigadores, requiere de permisos especiales e incluso el país solo permite el ingreso de una cantidad limitada de esos productos cada año.

En este sentido, la OSUM ofrece una comunicación más fluida con los usuarios que tengan que adquirir productos en el exterior o a quienes pretendan recibir donaciones para la Institución y que procedan del exterior, con el fin de que las personas cuenten con una información oportuna y realista sobre las posibilidades de importar algún bien y el tiempo que toma su ingreso al país y a la Institución y lo tomen en cuenta en sus proyectos de investigación.

Según comentó el M.A. Jorge Padilla Zúñiga, Director, de la OSUM, a pesar de que existen procedimientos establecidos para estos efectos, en muchas ocasiones las unidades los desconocen y entonces no se dan cuenta de los requisitos que deben cumplirse antes, durante y después de adquirir un bien fuera del país y entonces a veces se generan inconvenientes en el proceso que derivan en atrasos en el ingreso de los productos.

Es por ello que esta Oficina pone a disposición de los usuarios de este tipo de compras o generadores de donaciones del exterior un acompañamiento más directo a cada una de las unidades y personas involucradas en el proceso, a través de la Unidad de Importaciones, cuando se trate de donaciones del exterior, importaciones temporales y exportaciones. Mientras que la Unidad de Planificación y Logística se encarga de todo lo relacionado con compras del exterior.

Falta de información

Para la Licda. Ana Barrantes Muñoz, coordinadora de la Unidad de Importaciones, a menudo se presentan inconvenientes e incluso molestia por parte de algunos investigadores, que son los principales usuarios de las compras o gestión de donaciones del exterior, porque no conocen cómo es el proceso que deben seguir en las adquisiciones de los bienes requeridos.

Por ello, a pesar de que se comprende que estas personas están dedicadas principalmente a la labor de investigación y no a temas administrativos, la Licda. Barrantes sí considera importante que se involucren un poco más en el proceso, a fin de brindar con mayor propiedad las características de los bienes que necesitan y para que conozcan desde la planificación de su proyecto el tiempo que tomará traer ese producto al país y a la Institución.

Igualmente se hace esta recomendación cuando se trata de donaciones del exterior que algún o alguna investigadora ha logrado fuera del país, pues a pesar de que tengan esa condición deben de cumplir requisitos desde antes de la salida de la nación de origen y también a su ingreso a Costa Rica.

Para estos efectos, el M.A. Padilla pone también a disposición la consulta de las diferentes normativas que aplican, las cuales se encuentran disponibles en el sitio web de la OSUM (http://osum.ucr.ac.cr), específicamente en la parte de Documentos, Unidad de Importaciones, donde se incluye los trámites, resoluciones y reglamentos relativos a la materia.

¿Tipo, tamaño, color?

Lo anterior con el fin de hacer este proceso más eficiente y ajustado a las necesidades y requerimientos de los usuarios.

Esto por cuanto según relatan tanto el M.A. Padilla, como la Licda. Barrantes, los bienes que se solicitan del exterior son muy variados, pues algunos de ellos tienen un tiempo de vida limitado, otros tienen tamaños que al traerlos al país con calzan con el espacio que se les iba a destinar, e incluso algunos que requieren de un transporte especial por sus dimensiones.

Otros, necesitan de permisos especiales según la normativa internacional y nacional y en otros casos el país ha establecido un límite del ingreso de esos productos al año y entonces ocurre que ya puede estar en aduana, pero si ya otros usuarios nacionales completaron la cuota anual hay que solicitar una extensión, que tarda más tiempo e incluso meses.

“Para nosotros el usuario final es el importante, ¿por qué? Porque él es el que sabe qué producto necesita, para qué lo va a utilizar, cuándo lo necesita y en qué condiciones viene; y en eso igual va a intervenir siempre el asistente administrativo, el director que tiene que dar los vistos buenos, pero la información es siempre a través del usuario final”, recalcó la Licda. Barrantes.

Es importante también tomar en cuenta que un proceso de importación de mercancías requiere, en algunos casos, de permisos especiales que deben ser gestionados por la unidad que pretende adquirirlos, con anticipación a su llegada al país y considerar que se requiere de procesos de exoneración, revisión de los bienes en aduana y desalmacenaje y trasporte al Almacén de la Oficina de Suministros o directamente a la Unidad solicitante.

Para información específica sobre importaciones temporales, donaciones o exportaciones se puede contactar previamente a la Unidad de Importaciones a las extensiones: 2959 o 2971 o en el caso de compras del exterior a la Unidad de Planificación Logística a las extensiones: 2954 o 5694.